Technisch ist eine Microsoft 365 Migration kein Hexenwerk. Das eigentliche Problem sind die tausend Dinge, die vorher niemand aufgeschrieben hat: die Shared Mailbox, die drei Abteilungen nutzen.
Der Ordner auf dem Fileserver, dessen Berechtigungen seit 2019 niemand angefasst hat. Das Postfach des Kollegen, der längst weg ist, aber auf das noch drei Leute zugreifen. Wer diese Dinge kennt, bevor die Migration startet, hat gewonnen.
Ein Microsoft 365 Tenant ist in wenigen Stunden angelegt. Das eigentliche Projekt beginnt danach. Die häufigsten Probleme entstehen nicht durch fehlende Technik, sondern durch fehlende Vorbereitung: Berechtigungskonzepte, die nie dokumentiert wurden. Shared Mailboxen, die niemand auf dem Zettel hatte. Mitarbeiter, die am ersten Tag in der neuen Umgebung nicht wissen, wie sie an ihre Dateien kommen.
Wir sehen uns vor jeder Migration die bestehende Umgebung genau an, bevor wir anfangen. Was ist vorhanden, was soll erhalten bleiben, was kann weg? Dieser Schritt verhindert die meisten Überraschungen.
Eine Migration ist selten ein einzelner Schritt. Abhängig von der Ausgangsumgebung können mehrere Workloads betroffen sein, die unterschiedliche Vorgehensweisen brauchen.
Exchange Online: E-Mail-Postfächer und Kalender
Postfächer, Kalender, Kontakte, Shared Mailboxen und Verteilergruppen werden vollständig nach Exchange Online übertragen. Bestehende E-Mail-Adressen bleiben erhalten. Die Umstellung läuft für Nutzer so transparent wie möglich ab, Outlook funktioniert während der Migration weiter.
SharePoint und OneDrive: Dateien mit Struktur
Fileserver und lokale Netzlaufwerke landen nicht einfach als Dateiberg in SharePoint. Wir entwickeln vorab eine Zielstruktur, übertragen Berechtigungen sauber und stellen sicher, dass niemand nach der Migration suchen muss, was er vorher auf Anhieb gefunden hat.
Tenant-to-Tenant: wenn ein ganzer Mandant wechselt
Bei Unternehmensübernahmen, Fusionen oder Ausgliederungen müssen manchmal komplette Microsoft 365 Tenants zusammengeführt oder getrennt werden. Das ist die komplexeste Form der Migration: Postfächer, Teams, SharePoint-Sites, Lizenzen und Entra-ID-Objekte müssen koordiniert und ohne Identitätskonflikte umgezogen werden. CrossX-IT hat diese Art von Projekten bereits umgesetzt und weiß, wo die Fallstricke liegen.
Kein Migrationsprojekt gleicht dem anderen. Unser Vorgehen ist deshalb strukturiert, aber nicht starr.
Bestandsaufnahme: Wir analysieren die Quellumgebung vollständig: Exchange-Version, Postfachgrößen, Shared Mailboxen, Fileserver-Struktur, bestehende Lizenzen, Berechtigungskonzepte.
Migrationskonzept: Auf Basis der Analyse entwickeln wir einen Stufenplan. Was wird wann migriert, wer ist davon betroffen, wie wird kommuniziert?
Pilotmigration: Bevor alle umziehen, testen wir mit einer definierten Nutzergruppe. Fehler zeigen sich jetzt, nicht im Livebetrieb.
Produktivmigration: Die eigentliche Umstellung läuft außerhalb der Kernarbeitszeiten oder in Wellen, die den Betrieb nicht unterbrechen.
Nachbetreuung: Direkt nach dem Go-Live sind wir erreichbar. Fragen, Einstellungen, die noch nicht passen, Kleinigkeiten, die erst im Alltag auffallen: das gehört für uns zum Projekt dazu.
Bei sauber geplanten Migrationen nicht. Wir sichern die Quellumgebung vor der Umstellung und prüfen nach jeder Migrationswelle, ob alle Daten vollständig und korrekt angekommen sind.
In der Regel nicht. Postfächer bleiben während der Migration erreichbar, Outlook läuft weiter. Wir planen die Umstellungen so, dass Unterbrechungen maximal wenige Minuten dauern.
Das hängt von der Menge der Daten und der Komplexität der Umgebung ab. Eine reine Exchange-Migration für ein kleines Unternehmen ist in wenigen Tagen erledigt. Tenant-to-Tenant-Projekte oder große Fileserver-Migrationen laufen oft über mehrere Wochen in Phasen.
Nein. Hybridszenarien sind möglich, bei denen lokale und Cloud-Umgebung parallel betrieben werden, bis die vollständige Ablösung abgeschlossen ist. CrossX-IT bewertet, welches Modell für eure Situation sinnvoll ist.
Bestehende Lizenzen werden geprüft und gegebenenfalls auf den richtigen Plan angepasst. Wir kaufen keine unnötigen Lizenzen dazu und zeigen dir, was du tatsächlich brauchst.
Ja. Wer nach der Migration nicht weiß, wo seine Daten sind oder wie Teams und SharePoint zusammenspielen, nutzt die neue Umgebung nicht produktiv. Wir bieten Schulungen und Dokumentation an, abgestimmt auf den tatsächlichen Bedarf.
Wenn ihr euren Exchange Server ablösen wollt, zwei Tenants zusammenführen müsst oder einfach wissen wollt, was eine Microsoft 365 Migration in eurem konkreten Fall bedeutet: Wir schauen uns das gemeinsam an. Kostenloses Erstgespräch, keine Verpflichtung, konkrete Einschätzung.